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27.11.2012

Frühwarnsysteme im Projektmanagement

Schlussfolgerungen sind, dass Projekterfolge nur zu erreichen sind, wenn frühzeitig im Projektablauf erkannt wird, ob die Ziele erreicht werden oder ob Abweichungen von diesen auftreten. Die Kontrolle der Einhaltung der Projektziele ist die Grundlage des Projektmanagements, welches durch das Frühwarnsystem unterstützt werden soll.

Einer der wichtigsten Aufgaben, nicht nur im Projektcontrolling, ist die Einführung eines Frühwarnsystems. Ein Frühwarnsystem muss Informationen über relevante Veränderungen im internen Bereich sowie im Unternehmensumfeld zur Verfügung stellen und analysieren. Frühwarninformationen dienen der frühzeitigen Erkennung von Entwicklungen wodurch Chancen genutzt und Risiken abgewendet werden können.

Es gibt verschiedene Formen von Frühwarnsystemen, welche sich unter anderem vom Zeitraum, in dem die Ereignisse erkannt werden, unterscheiden:

  • Hochrechnungsbasierte Frühwarnsysteme
    Hochrechnungen aus bereits realisierten Werten – Soll/Ist-Vergleich gehen in der Regel von einer kontinuierlichen Entwicklung des beobachteten oder kalkulierten Wertes aus.
    Beispiel: EAC, Estimate at Completion aus der Earned Value Analysis.

  • Indikatoren basierte Frühwarnsysteme
    Anhand von Frühwarnindikatoren, werden Rückschlüsse auf zu erwartende Ereignisse getroffen, kurz- und langfristig anwendbar.
    Beispiel: Der Auftragseingang lässt Rückschlüsse auf den zu erwartenden Umsatz zu.

  • "Strategischer Radar"
    Key Performance Indikatoren, aus der Strategie abgeleitet, werden mit Frühwarnindikatoren versehen. Dadurch soll die Umsetzung der Strategie an der Basis überprüft werden.
    Beispiel: Balanced Scorecard führt "Verbesserte Kostenkontrolle in den Projekten" als Ziel auf. Die rechtzeitige (tägliche) Zeitaufschreibung wird durch einen Frühwarnindikator überprüft (erzwungen).

Die zu sammelnden Informationen werden gemeinsam von den Verantwortlichen und den Beteiligten festgelegt. Alle involvierten Personen müssen ein ernsthaftes Interesse am Erreichen des Zieles haben. Nur so kann ein nutzbringendes Frühwarnsystem erarbeitet werden.

Keine Kennzahl wird sich linear oder nach dem Schema schwarz/weiss entwickeln. Es ist deshalb sinnvoll für jeden Indikator einen Toleranzbereich festzulegen. Nur wenn der gewünschte Toleranzbereich über- oder unterschritten wird, muss das Warnsystem informieren.

Ob ein Frühwarnsystem auch wirklich den ihm zugedachten Wert in der Unternehmung erreicht hängt auch davon ab, wie und wann die kritische Information die Entscheider erreicht, so dass diese rechtzeitig angebrachte Korrekturmassnahmen ergreifen können. Beispiel: Ein Ampelsystem mit eingebautem Alarmsystem meldet Abweichungen zeitnah und transparent.

Unser Ratschlag an Sie: Starten Sie mit wenigen Indikatoren. Das hilft Ihnen Erfahrungen zu sammeln und gibt Ihnen Zeit den tatsächlichen Mehrwert von jeder Kennzahl auf Herz und Nieren zu prüfen.